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Misure organizzative per l’applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all’art. 15, della L. 12 novembre 2011, n. 183

L’articolo 15 della Legge 12 novembre 2011 n. 183 – disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge di Stabilità 2012) – ha introdotto sostanziali modifiche alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenuta nel DPR n. 445/2000 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa), disponendo:

  • che le certificazioni contenenti fatti, stati o qualità personali mantengono la loro validità esclusivamente nei rapporti tra privati; conseguentemente, nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti da dichiarazioni sostitutive di certificazione o da atti di notorietà. A decorrere dal 1° gennaio 2012, pertanto, su tutti i certificati attestanti fatti, stati o qualità personali, viene riportata, pena nullità, la dicitura “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”. La norma obbliga quindi le amministrazioni pubbliche a richiedere, per i procedimenti di loro competenza, esclusivamente la produzione di autocertificazioni per espressa previsione di legge (art. 40 t.u. 445/2000);
  • l’obbligo a carico delle PP.AA. di procedere alle verifiche, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità di quanto autocertificato dal cittadino. A tal fine le Amministrazioni certificanti sono tenute ad individuare un Ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti. L’ufficio in questione è altresì responsabile della predisposizione delle convenzioni per l’accesso ai dati di cui all’art. 58 del Codice dell’amministrazione digitale, approvato con decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ( artt. 71, e 43 del DPR n. 445/2000);
  • che le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio di cui al punto precedente, individuano e rendono note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione. La mancata risposta alle richieste di controllo entro 30 giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio ed è presa in considerazione ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei responsabili dei servizi. (art. 72 d.p.r. 445/2000).

In ottemperanza alle disposizioni sopra riportate, il Comune di Lecce con atto G.C. n. 48 del 26 gennaio 2012 ha individuato il Settore Affari Generali ed Istituzionali (CDR. 1) quale Settore competente per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti, nonché la predisposizione delle convenzioni per l’accesso ai dati di cui all’art. 58 del Codice dell’amministrazione digitale, approvato con decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. L’ufficio è costituito dal Dirigente del Settore o un suo incaricato e dai referenti di tutti i settori individuati dai rispettivi Dirigenti.

Con successivo atto n. 687 del 12.09.2012 la Giunta comunale ha approvato lo schema tipo di convenzione per la fruibilità telematica delle banche dati del Comune di Lecce da parte delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di pubblici servizi che ne facciano richiesta, ai sensi dell’art. 50 e 58 del D. Lgs. marzo 2005, n. 82.

Con deliberazione n. 657 del 18/09/2014 la Giunta Comunale ha approvato il nuovo schema tipo di convenzione redatto sulla base delle nuove linee guida, approvate dall’Agenzia per l’Italia digitale, per la stesura delle convenzioni per la fruibilità di dati delle pubbliche amministrazioni art. 58 comma 2 del CAD giugno 2013 v. 2.0.

I documenti sono consultabili nella sezione allegati di questa pagina.

I referenti incaricati dei singoli uffici e servizi appartenenti ai diversi Settori che compongono la struttura dell’Ente, svolgono la propria attività con pienezza di autonomia e di responsabilità in ordine agli adempimenti dovuti. Il livello apicale di ogni singolo ufficio costituisce il riferimento in ordine alle responsabilità esterne dell’Ente sul buon funzionamento di detta attività. Il coordinamento resta affidato al Dirigente del Settore Affari Generali ed Istituzionali. I Dirigenti delle diverse aree realizzeranno nell’ambito delle proprie competenze quanto disposto nelle richiamate direttive al fine di assicurare la puntuale esecuzione delle stesse.

Le richieste di controllo da parte delle Pubbliche Amministrazioni o dai Gestori di pubblici servizi delle dichiarazioni sostitutive riguardanti informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti di cui agli artt. 46 e 47 del T.U. 445/2000, dovranno rispettare alcuni requisiti minimi ed in particolare:

a) dovranno essere prodotte su carta intestata dell’ente, munite di timbro e firma (in caso di documento informatico è preferibile inviare la richiesta firmata digitalmente) e dovranno riportare nome, cognome e qualifica del richiedente. Più precisamente l’Amministrazione che richiede la verifica dovrà riportare nella richiesta i dati dichiarati dal cittadino con, in calce, la richiesta di verifica delle dichiarazioni rese e l’apposito spazio ove apporre la dichiarazione di concordanza o di non concordanza di quanto dichiarato con i dati in possesso di questa Amministrazione, utilizzando possibilmente il modello allegato. Nel caso in cui comunque venga rilasciato il certificato, lo stesso riporterà la seguente dicitura “Rilasciato ai fini dell’acquisizione d’ufficio”.

b) dovranno essere inviate con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza, ad esempio:

  • tramite posta elettronica all’indirizzo indicato accanto al nominativo di ogni referente
  • a mezzo fax al numero indicato accanto al nominativo di ogni referente
  • a mezzo posta ordinaria all’indirizzo del Comune: via Rubichi, 16 - 73100 - Lecce

Il Referente responsabile dell’Ufficio è tenuto ad evadere alle richieste di controllo da parte delle amministrazioni entro trenta giorni dalla ricezione della stessa. In difetto gli interessati sono invitati a segnalare il disservizio al Dirigente Responsabile del Servizio e al Dirigente del Settore Affari Generali ed Istituzionali o suo incaricato.

Si rammenta infine che:

  • il cittadino può utilizzare le autocertificazioni anche per i rapporti con le Istituzioni private (Banche, Assicurazioni, Agenzie d’Affari, Poste Italiane, notai, etc.) che consentano l’utilizzo delle norme del Testo Unico sulla documentazione amministrativa di cui all’art. 2 D.P.R. 445/2000.
  • che l’autocertificazione ha lo stesso valore dei certificati (art. 46 D.P.R. n.445/2000), è gratuita e non comporta l’autenticazione della firma.

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